6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (“KVKK”)
UYARINCA KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA
AYDINLATMA METNİ
07.04.2016 tarihinde 6698 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu” (“Kanun” olarak anılacaktır.) yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Söz konusu kanun kapsamında Şirketimiz Eczanesitesi.com (Bundan böyle kısaca “Şirket” olarak anılacaktır.) “Veri Sorumlusu” sıfatına sahip olup, bu sıfatın gerektirdiği yükümlülükleri yerine getirmek için gerekli uyum çalışmalarını gerçekleştirmektedir. İşbu bilgilendirme, şirketimizin Kanun kapsamında personeline (Stajyerleri de kapsamaktadır.)/Aday personeline (Aday personeli de kapsamaktadır.) yönelik aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek üzere yapılmaktadır. İşbu Aydınlatma Metni gerekli olduğu durumlarda şirketimiz tarafından güncellenecek ve güncel hali yayımlanacaktır.
İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ
Kanun kapsamında kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü veriyi kapsamaktadır. Kişisel verinin özel bir türü olan özel nitelikli kişisel veri, ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep, diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf veya sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri, biyometrik ve genetik verileri ifade eder.
Kişisel verilerin işlenmesi, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.
Şirketimiz tarafından yalnızca çalışanlarımızca tarafımıza sağlanan kişisel veriler işlenebilmektedir. Örnek vermek gerekirse işlemeye konu olabilecek kişisel verileriniz aşağıdaki gibidir:
Kimlik Verisi
İsim, Soyisim, doğum tarihi, doğduğu ülke, doğduğu şehir, cinsiyet, medeni durumu, milliyeti, TC kimlik kartı bilgileri (Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, baba adı, anne adı, doğum yeri, il, ilçe, mahalle, cilt numarası, aile sıra numarası, sıra numarası, hane numarası, sayfa numarası, kayıt numarası, verildiği yer, veriliş nedeni, veriliş tarihi, önceki soyadı), nüfus cüzdanı sureti olarak kategorize edilebilir.
İletişim Verisi
Telefon numarası, açık adres bilgisi, e-posta adresi, Şirket içi iletişim bilgileri (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi) olarak kategorize edilebilir.
Finansal Veri
Finansal ve maaş detayları, bordrolar, prim hak edişleri, prim tutarları, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap cüzdanı, asgari geçim indirimi bilgisi, özel sağlık sigortası tutarı olarak kategorize edilebilir.
Eğitim Verisi
Öğrenim durumu, eğitim aldığı yerli ve yabancı eğitim kurumları ile üniversiteler, sertifika ve diploma bilgileri, devam eden sertifika veya diploma programları, yabancı dil bilgileri, eğitim ve beceriler, CV, aldığı kurslar yer alabilir.
Görsel ve İşitsel Veri
Gerçek kişiye ait fotoğraf, ses kayıtları, kamera kayıtları gibi kişiyi ayırt edici diğer kayıtlardan söz edilebilir.
Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Verisi
Eğitim ve beceriler, hangi tarihte hangi eğitimi aldığı bilgisi, e-posta, imzalı katılım formu, müşteri ile görüşme kalite değerlendirme formu, aylık performansının değerlendirilmesi ve hedef gerçekleştirme durumu, aktivite bilgilerinden bahsedebiliriz.
Aile ve Yakını Verisi
Evlilik cüzdanı; eş ve çocuklarının adı, soyadı, T.C. Kimlik Numarası cinsiyeti, doğum tarihi, boyu, kilosu, görevi, telefon numarası; yakınlarının adı, soyadı ve telefon numarası gibi kayıtlardan söz edilebilir.
Çalışma Verisi
Sicil no, pozisyon adı, departmanı ve birimi, unvanı, son işe giriş tarihi, işe giriş çıkış tarihleri, sigorta giriş/emeklilik, tahsis no, sosyal güvenlik no, TTF no, vergi dairesi no, esnek saatlerde çalışma durumu, holding sicil no, seyahat durumu, emekli sandığı, emekli sandığı giriş tarihi, emekli sandığı sicil no, bağkur giriş tarihi, bağkur sicil no, muhasebe kodu, çalışma gün sayısı, çalıştığı projeler, aylık toplam mesai bilgisi, yıllık ve haftalık izin verisi, kıdem tazminatı baz tarih gibi kayıtlardan söz edilebilir.
Diğer
Askerlik tecili, araç plakası, araç ruhsatı sureti, araç km bilgisi, araç lokasyonu, ehliyet sureti, trafik cezası sorgulama sonucu, özel sandık adı, özel sandık giriş tarihi, özel sandık sicil no, ayakkabı numarası, giysi bedeni, boy, kilo, şehit yakını olma durumu, stajyer durumu, binilen servis, binilen durak verileri, çalışan internet erişim logları, giriş çıkış logları, giriş-çıkış turnike kayıtları, çalışan günlük aktivite verileri gibi kayıtlardan söz edilebilir.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ
Eczanesitesi.com olarak hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek, aramızdaki müstakbel akitlerin ifası, kanunlarda öngörülen nedenlerle ve Eczanesitesi.com meşru menfaati gereği sizden bizzat talep ettiğimiz kişisel verilerinizi, sizin bize fiziksel veya elektronik ortamda iletmeniz ve birden fazla kişinin kullanımına açık Eczanesitesi.com bilgisayar programlarına, uygulamalarına ve sunucularına veya internet ortamına 3.kişilerin ulaşımına açık bilgi kaydetmeniz suretiyle topluyoruz.
Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için bize iletilen hukuki belge ve tebligatlar vasıtasıyla topluyoruz.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME ARAÇLARI
Eczanesitesi.com, veri sahibi tarafından paylaşılan veriler, aşağıda sayılan kanallar vasıtasıyla otomatik ya da otomatik olmayan yollarla, sözlü, yazılı veya elektronik şekilde kanuna uygun olarak toplamakta ve KVKK 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenmektedir. Kişisel verileriniz, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilmektedir.
Eczanesitesi.com ile veri paylaşan veri sahiplerinin kişisel verileri;
• Yazılı veya elektronik ortamda yayınlanan başvuru formları ile,
• Veri Sahiplerinin şirketimize elektronik posta, kargo, referans ve benzeri yöntemlerle ulaştırdıkları özgeçmişler ile,
• Çeşitli sosyal medya kanalları üzerinden Eczanesitesi.com adına işletilen hesaplar kanalı ile,
• Elektronik posta adresleri üzerinden yürütülen yazışmalar, gönderilen kısa mesajlar ve multimedya mesajları, bilgi formları da dahil ve sair iletişim yöntemleri ile her türlü iletişim kanalları aracılığı ile,
• Referans kişiler aracılığı ile,
• Eczanesitesi.com çalıştığı istihdam veya danışmanlık şirketleri aracılığıyla,
• Veri sahibi tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile Eczanesitesi.com tarafından yapılan araştırmalar ile toplanmaktadır.
Bu bilgiler, Eczanesitesi.com tarafından daha iyi ve kaliteli hizmet verebilmesi, ilgili kişinin aranan pozisyona veya her türlü arama kriterinin uygun olup olmadığına karar verilmesi, istihdam ilişkisine dair soruların cevaplanabilmesi, şirket faaliyetlerinin yürütülebilmesi ve düzenlenebilmesi, performans değerlendirmesinin objektif şekilde yapılabilmesi, yasalardan doğan mesuliyetlerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi, iş güvenliği mevzuatına uyum sağlanması, kurumsal ve idari yönetimin sağlanması gayesi ile KVKK 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir.
KVKK 5. maddesinde belirtilen Kişisel Verilerin İşlenme Şartları aşağıda yer almaktadır.
(1) Kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez.
(2) Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:
a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
b) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
d) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
e) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
f) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
g) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
KVKK 6. maddesinde belirtilen Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları aşağıda yer almaktadır.
(2) Özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.
(3) Birinci fıkrada sayılan sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
(4) Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, ayrıca Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şarttır.
İlgili maddeler gereğince açık rıza alınması gereken durumlarda açık rızanız alınmaktadır. Ancak 5. maddenin 2. fıkrasında yazan şartlara uygun olması kaydı ile ilgili kişinin rızası alınmadan kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI
Eczanesitesi.com faaliyetlerinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi doğrultusunda, özellikle de;
• Veri sahibi sıfatına haiz Eczanesitesi.com üyelerine, veri sahibinin Eczanesitesi.com sitesine üye olma amacına hizmet için Eczanesitesi.com sitesinin taahhüt ettiği hizmetlerin sağlıklı, etkin ve yalın bir şekilde ifa edilmesi amacını taşınmaktadır.
Eczanesitesi.com sitesi içerisinde güvenliğin sağlanması amacıyla özellikle;
• Eczanesitesi.com sitesinin fikri mülkiyet ile her türlü yasaklarına haiz şirketin fiili olarak güvenliğinin sağlanması ve Eczanesitesi.com sitesinin dijital olarak güvenliğinin sağlanması
• Üye sözleşmelerinin ifasından doğan gereklilik nedeniyle özellikle;
• Üye şikayetlerinde üyelerin haklı/haksız ayrımının yapılması, üye memnuniyetinin arttırılması, üye ihtiyacının anlaşılması ve üye ile ilişkili süreçlerin iyileştirilmesinin sağlanması,
• Üye hizmet kalitesinin değerlendirilmesi ve çalışanlara eğitim verilmesi,
Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;
• Eczanesitesi.com çalışanlarının performanslarının takibi ve raporlanması
• Eğitim planlamasının yapılması, eğitimlerin raporlaması, eğitim sertifikalarının hazırlanması,
• Kalite kontrolün sağlanması
• Acil durumlarda ilgili kişilerle iletişim sağlanması
• Memnuniyet anketi analizi yapılması
İşbu amaçlarla toplanan kişisel verileriniz; kimlik bilgileriniz, iletişim bilgileriniz, işlem güvenliği bilgileriniz, lokasyon bilgileriniz, mesleki deneyim bilgileri, finansal bilgiler, görsel ve işitsel bilgiler, özlük bilgileri, sağlık bilgileri, eğitim bilgileri, hukuki bilgiler, referans bilgileri, dernek, vakıf ve sendika üyeliği bilgileri, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri bilgileri, müşteri işlem bilgileridir.
Kanunların emredici hükümleri gereği gerçek kişilerin bilgilerinin doğru ve güncel tutulması esastır. Bu nedenle, belirli zaman aralıkları ile üyelerimizin kişisel bilgilerini güncellenmesi talep edilebilir.
Eczanesitesi.com, hiçbir koşulda üyelerimiz tarafından sunulan yanlış bilgiden sorumlu tutulamaz. Eczanesitesi.com tarafından kişisel verileriniz aşağıda belirtilen amaç ve hukuki sebepler gibi ancak bunlarla sınırlı olmayan benzer amaç ve sebeplerle işlenebilir.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT İÇİNDEKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI
Güvenliğiniz ve Eczanesitesi.com yasalar karşısındaki yükümlülüklerini ifa etmesi amacıyla kişisel verileriniz, İş Kanunu, İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, Türk Ticaret Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kimlik Bildirme Kanunu ve fakat bununla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat hükümleri izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde ilgili kurum veya kuruluşlar; Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Maliye Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Türkiye İş Kurumu (İş-Kur), Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu gibi kamu tüzel kişileri ile paylaşılabilir.
Ayrıca kişisel verilerinizi;
Üyelik akitlerimizde belirtilen amaçların yerine getirilmesi doğrultusunda, özellikle;
• Verileri işlemek amacı ile farklı bilgisayar programlarında işleyebiliyoruz. Bu veriler, uygulamanın kendi veri kayıt ortamında saklanmaktadır.
• Ar-Ge mevzuatı kapsamında yararlanabileceğimiz teşviklerin tespiti ve hesabı hususunda danışmanlık alabilmek için çalıştığımız danışmanlık firmaları ve özel istihdam büroları ile paylaşabiliyoruz.
• Şirket denetçilerine denetim faaliyetlerini gerçekleştirebilmeleri için paylaşabiliyoruz.
Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek nedeniyle özellikle;
• Savunma hakkımızı kullanabilmemiz için avukatlarımıza ve hukuka ve usule uygun olması koşuluyla mahkeme kararı veya delil talebi gibi hukuki talepleri yerine getirme yükümlülüğümüz çerçevesinde ilgili kurumlarla paylaşılabiliyoruz.
Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;
• Bağlı olduğumuz veya ortaklaşa çalıştığımız şirketler ile iç işleyişimizi sağlamak açısından söz konusu şirketlere kişisel verilerinizi aktarabiliyoruz.
• Şirket veri saklama kapasitesini koruma amacıyla saklama süreleri boyunca saklanabilmesi için arşiv firmalarına aktarabiliyoruz.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT DIŞINDAKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI
Rıza göstermeniz halinde kişisel verileriniz, yurt dışı seyahatlerinde ve eğitimlerinde iletişim sağlanması, seyahat organizasyonunun sağlanması ve toplu e-posta gönderimlerinin yapılabilmesi için yurt dışındaki üçüncü kişilerle paylaşılabilmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ
Kişisel verileriniz, üyelik sözleşmenizin devam ettiği sürece yukarıdaki amaçlar doğrultusunda saklanacaktır. Kanunen saklanması zorunlu olan kişisel verileriniz, üye tarafından üyeliğin sonlandırılmasına dair talebin Eczanesitesi.com sitesine ait resmi e-mail adresi olan eczanesitesi@hotmail.com mail yoluyla gönderilmesinden itibaren 1 (bir) yıl boyunca saklanacaktır. Süre geçtikten sonra kişisel verileriniz ilk imha süresinde Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinecek, yok edilecek ve/veya anonim hale getirilecektir. Kanunen işlenmesi gereken veriler haricindeki kişisel verilerin işlenmesi için verdiğiniz izni her zaman geri alabilirsiniz.
VERİ SAHİBİNİN HAKLARI
KVKK kapsamında, kişisel verilerinize ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz;
• Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kişisel verinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Talebinizce düzeltilen ya da silinen bilgilerinizin, eğer aktarılmış ise kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ve kullanmak istediğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızla birlikte yazılı talebinizi şirketin insan kaynakları birimine KVKK ile ilgili olduğunu açıkça belirterek ıslak imzalı olarak gönderebilirsiniz. Başvurular Türkçe yapılmalıdır.
Başvurularda, ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası/kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya işyeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon veya faks numarası ve talep konusu bulunması zorunludur.
Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda özel olarak yetkili olmanız ve yetkinizin belgelendirilmesi, başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliğinizi tevsik edici belgelerin eklenmesi gerekmektedir.
Bu kapsamda yapacağınız başvurular en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde sonuçlandırılacaktır. İlgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmaz.
Veri Sorumlusu
Eczanesitesi.com
Veri Sahibi
Ad&Soyad Tarih
İşbu aydınlatma metninde yer alan şartlar dahilinde hakkımda veri toplanmasını kabul ettiğimi ve tarafıma 6698 Sayılı Kanundan doğan hak ve menfaatlerim hakkında gerekli bilgilendirmenin/aydınlatmanın yapıldığını Eczanesitesi.com’a bildiririm.
Ad&Soyad Tarih